Beschlussvorlage - VO/09965/22

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Hansestadt Lüneburg beschließt, für den Sitzungsdienst auf die Übersendung von Druckerzeugnissen zu verzichten und ausschließlich das Ratsinformationssystem digital zu nutzen.

Sachverhalt:

Die Einladungen, Sitzungsvorlagen und Protokolle zu den Sitzungen der Gremien der Hansestadt Lüneburg werden über das Informationssystem ALLRIS erstellt und für die Mitglieder der Gremien bereitgestellt. Den Mitgliedern der Gremien stand es bisher frei, zwischen einer digitalen Nutzung des Ratsinformationssystems und der Bereitstellung der Sitzungsunterlagen als Papierfassung zu wählen.

Durch eine Abfrage, in welchem Ausmaß jährlich Druckerzeugnisse von der Verwaltung beauftragt werden, wurde festgestellt, dass allein für den Sitzungsdienst Aufträge mit einem Mindestvolumen von 120.000 überwiegend farbigen Fotokopien notwendig sind. Eingerechnet wurden hierbei noch keine Materialien, die durch andere Bereiche dem Ratsbüro zur Information der Gremienmitglieder zur Verfügung gestellt werden, z. B. Gutachten, Pläne.

Dies ist neben der Vielzahl der stattgefundenen Sitzungen auf die Sitzungsvorlagen mit ihren oftmals umfangreichen Anlagen zurückzuführen, auf die zur Information der Gremienmitglieder nicht verzichtet werden sollte.

Durch das Informationssystem ALLRIS besteht die Möglichkeit, alle Unterlagen den Gremienmitgliedern digital zur Verfügung zu stellen. Hiervon wird bereits größtenteils Gebrauch gemacht. Im Gegenzug erhalten die Gremienmitglieder eine Entschädigungszahlung. Dadurch soll sowohl die Anschaffung eines Endgerätes als auch entstehende Kosten für das individuell gewünschte Ausdrucken abgegolten werden.

Zu den Sitzungen des Verwaltungsausschusses und des Rates wurden häufig die Beschlussempfehlungen der Fachausschüsse und des Verwaltungsausschusses auf den Tischen der Ratsmitglieder bereitgelegt. Die Verwaltung arbeitet aktuell an der Überarbeitung der internen Richtlinien für den Sitzungsdienst. Vorgesehen ist künftig das zeitnahe Erfassen der Beschlussempfehlungen mit dem Abstimmungsergebnis sowie deren Veröffentlichung für die folgenden Gremien. Damit kann eine Information als Tischvorlage entfallen und der Aufwand für Papier und Druckkosten verringert werden.

Folgenabschätzung:

A) Auswirkungen auf die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs

B) Klimaauswirkungen

a) CO2-Emissionen (Mehrfachnennungen sind möglich)

□ Neutral (0): durch die zu beschließende Maßnahme entstehen keine CO2-Emissionen
 

x Positiv (+): CO2-Einsparung (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

und/oder
 

□ Negativ (-): CO2-Emissionen (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

b)  Vorausgegangene Beschlussvorlagen

□ Die Klimaauswirkungen des zugrundeliegenden Vorhabens wurden bereits in der Beschlussvorlage VO/__________ geprüft.

c)  Richtlinie der Hansestadt Lüneburg zur nachhaltigen Beschaffung (Beschaffungsrichtlinie)

□ Die Vorgaben wurden eingehalten.

□ Die Vorgaben wurden berücksichtigt, sind aber nur bedingt anwendbar.

oder

x Die Beschaffungsrichtlinie ist für das Vorhaben irrelevant.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a) für die Erarbeitung der Vorlage: 68,00 €

b) für die Umsetzung der Maßnahmen:

c)  an Folgekosten: 

d) Haushaltsrechtlich gesichert:

 Ja

 Nein 

 Teilhaushalt / Kostenstelle: 

 Produkt / Kostenträger:

 Haushaltsjahr: 

e)  mögliche Einnahmen: Einsparung bei Papierverbrauch und Druckerzeugnissen

Anlagen:

keine