Beschlussvorlage - BV/12477/26

Die Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofes über die überörtliche Kommunalprüfung „Kosten und Auswirkungen der digitalen Transformation“ wird zur Kenntnis genommen.

1. Prüfungsanlass und Durchführung der Prüfung

 

Bereits im Kommunalbericht 2025 stellte die üöKp die Frage, wie Kommunalverwaltung im Jahr 2030 wohl aussehen könnte. Fest stand damals schon: Papierakten, Stempel und Bleistift gehören genauso der Vergangenheit an wie der klassische Postversand. Die Zukunft der Verwaltung liegt in einer umfassenden Verwaltungsdigitalisierung – ein Weg, der jedoch erhebliche technische und finanzielle Herausforderungen bereithält.

 

Mit der Prüfung der internen Verwaltungsdigitalisierung im Jahr 2024 erweiterte die überörtliche Kommunalprüfung das bisherige Blickfeld über den Schwerpunkt der OZG-Umsetzung hinaus. Sie befasste sich bei zwölf selbständigen Gemeinden in Form einer Orientierungsprüfung mit den eingesetzten Steuerungsmechanismen und untersuchte einzelne Handlungsfelder wie die Einführung der eAkte oder die Geschäftsprozessoptimierung.

 

Diese Prüfungsergebnisse zeigen, dass sich die Gemeinden intensiv mit der Digitalisierung ihrer Abläufe beschäftigen und inzwischen ein ganzheitlicher Transformationsansatz im Mittelpunkt steht. Dabei müssen sowohl das veränderte Nutzungsverhalten als auch die Anforderungen an interne Prozesse und technische Infrastruktur berücksichtigt werden.

 

Ein erheblicher Punkt war die häufig fehlende Übersichtlichkeit über die mit der Digitalisierung verbundenen Ausgaben. Diese fehlende Transparenz ließ sich aus der Verzweigung der Verwaltungsdigitalisierung in sämtliche Organisationseinheiten der geprüften Kommunen ableiten.

 

An dieser Stelle setzt die aktuell durchgeführte Prüfung an: Sie soll nicht nur eine Bestandsaufnahme aus den Kommunen liefern, sondern auch Ansätze für Verbesserungen geben.

 

Betrachtung in drei Vergleichsringen

 

Um die Ergebnisse der Prüfung differenziert darstellen zu können, betrachtete die üöKp die geprüften Kommunen entsprechend ihrer strukturellen Rahmenbedingungen in Vergleichsringen: große selbständige Städte, selbständige Gemeinden und Samtgemeinden. Diese Einteilung war zweckdienlich, da kleine, mittelgroße und große Kommunen oft unterschiedliche Voraussetzungen und Budgets haben. Durch diese Clusterung erhofft die üöKp sowohl spezifische Unterschiede als auch mögliche Gemeinsamkeiten besser zu erkennen, um daraus gezielte Handlungsempfehlungen und übertragbare Beispiele ableiten zu können.

 

 

2. Bekanntgabe und Auslegung

 

Nach § 5 NKPG, Abs. 1 (Niedersächsisches Gesetz über die überörtliche Kommunalprüfung) ist die Zusammenfassung über den wesentlichen Inhalt des Schlussberichts unverzüglich dem Hauptorgan der kommunalen Körperschaft bekannt zu geben. Jedem Mitglied des Organs ist auf Verlangen Einsicht in den Schlussbericht zu gewähren.

 

Nach Abs. 2 hat die geprüfte Einrichtung die Prüfungsmitteilung nach der Bekanntgabe nach Abs. 1 Satz 1 an sieben Werktagen öffentlich auszulegen, soweit schutzwürdige Interessen Dritter nicht entgegenstehen. Die Auslegung ist ortsüblich bekannt zu machen.

 

Die Prüfungsmitteilung vom 19.05.2026 ging am 20.05.2026 per Mail bei der Hansestadt Lüneburg ein und wird dem Rat unverzüglich über den Ausschuss für Finanzen und Interne Serevices und den Verwaltungsausschuss bekannt gegeben.

 

Die gesamte Prüfungsbemerkung ist der Vorlage als nichtöffentliche Anlage beigefügt.

 

 

3. Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte

 

Die überörtliche Kommunalprüfung (üöKp) prüfte bei jeweils fünf großen selbständigen Städten, selbständigen Gemeinden und Samtgemeinden die Kosten und Auswirkungen der digitalen Transformation. Folgende wesentliche Ergebnisse wurden festgestellt:

 

• Nur Lüneburg, Hameln, Lingen (Ems) und Wallenhorst verfügten zum Prüfungszeitpunkt über schriftliche Strategien, die das grundsätzliche Digitalisierungsvorgehen beschrieben. Einigen Kommunen fehlte die personelle Ressource eine Strategie zu erstellen, andere bevorzugten dagegen die Einrichtung von Arbeitskreisen bzw. einen kontinuierlichen Austausch (vgl. Abschnitt 3.1).

 

• Viele geprüfte Kommunen berichteten von technischen oder organisatorischen Problemen im Transformationsprozess. Diese betrafen insbesondere die eingesetzten Fachverfahren, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, die IT-Infrastruktur sowie die Zusammenarbeit mit Dienstleistern (vgl. Abschnitt 3.2).

 

• Fast alle geprüften Kommunen erwarten von Digitalisierungseffekten Verbesserungen für Servicequalität und Arbeitsprozesse, vor allem bei sinkenden Bearbeitungszeiten, höherer Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger sowie bei der Minimierung von Fehlern (vgl. Abschnitt 3.3). Messbare Digitalisierungsziele, die als Steuerungsinstrument fungieren, vergaben jedoch nur Cuxhaven, Lüneburg und Hameln (vgl. Abschnitt 4.1).

 

• Alle geprüften Kommunen nutzten die Vorteile von Kooperationsmöglichkeiten, um die Digitalisierung effizienter und kostengünstiger umzusetzen. Die Zusammenarbeit reichte von gemeinsamen Beschaffungsinitiativen, z. B. Open Rathaus über den Landkreis, über die gemeinsame Nutzung und Weitergabe digitaler Lösungen bis hin zu technischen Infrastrukturprojekten (vgl. Abschnitt 4.3).

 

• IT-Sicherheit bedeutet safety first. Ergriffen die geprüften Kommunen in verschiedenen Bereichen der IT-Sicherheit bereits Maßnahmen, verfügte hingegen nur Lingen (Ems) über einen IT-Notfallplan. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik entwickelte für diesen Bereich ein Notfallhandbuch, das eine angemessene Reaktion auf Krisen und Notfälle unterstützt (vgl. Abschnitt 5).

 

• Trotz unterschiedlicher Aufgabenstrukturen der Kommunen in den drei Vergleichsringen zeigte die IT-Kostenbetrachtung, dass der Anteil der IT-Kosten an den Gesamtverwaltungskosten über alle Vergleichsringe hinweg mit durchschnittlich 1,7 % relativ homogen ist (Vgl. Abschnitt 6.2).

 

• In der Gesamtbetrachtung der IT-Kostenentwicklung stiegen die Kosten in den Jahren 2019 bis 2024 um 69%. Dies war ein Kostenanstieg von mehr als 22 € je Einwohnerinnen und Einwohner (vgl. Abschnitt 6.2).

 

• Die Transparenz der IT-Kosten in den kommunalen Haushalten war nicht immer gegeben. Die üöKp empfiehlt daher, Auswertungsmöglichkeiten der dezentral verbuchten IT-Kosten einzurichten, um ein bedarfsgerechtes Controlling zu ermöglichen (vgl. Abschnitt 7).

 

 

4. Kurze Erläuterungen zu den herausgearbeiteten Stärken der Hansestadt Lüneburg im Abschlussbericht des Landesrechnungshofes:

Lüneburg hebt sich in sieben Bereichen positiv vom Vergleichsfeld ab:

1. Digitalisierungsstrategie mit Maßnahmenplan – Nur 4 von 15 geprüften Kommunen haben eine schriftliche Strategie; Lüneburg gehört zu den zweien, die diese mit einem konkreten Maßnahmenplan unterlegt haben.

(Strategie): Der LRH erläutert, welche konkreten Funktionen eine Strategie erfüllt und warum die Mehrheit der Kommunen – mangels Ressourcen oder aus Präferenz für informelle Formate – diesen Schritt nicht vollzogen hat. Das unterstreicht, was Lüneburgs Vorgehen von den anderen unterscheidet.

2. Messbare Ziele – Nur 3 von 15 Kommunen haben messbare Digitalisierungsziele formuliert; Lüneburg ist dabei.

(Messbare Ziele): Der LRH beschreibt differenziert, was die anderen Kommunen stattdessen hatten (vereinzelte operative Ansätze ohne strategische Einbettung) und warum messbare Ziele laut Landesrechnungshof so bedeutsam sind – insbesondere für Transparenz gegenüber Politik und Öffentlichkeit.

3. Kooperation mit anderen Kommunen - Die Hansestadt Lüneburg kooperiert umfassend mit anderen Kommunen.

 

4. Zentralieisierung in einem Bereich Digitalisierung – Die Hansestadt Lüneburg hat (wie eine anderen vergleichbare Kommunen auch), einen zentralen Bereich Digitalisierung. Diese Zentralisierung wird positiv bewertet.

 

5. IT-Kostenquote – Mit 1,6 % der Gesamtauszahlungen liegt Lüneburg im Vergleichsring der großen Städte auf dem zweiten Platz hinter Lingen (Ems) – und damit deutlich günstiger als Celle oder Cuxhaven.

(IT-Kostenquote): Erklärt die methodische Grundlage der Kennzahl und ordnet Lüneburg auch in den Gesamtvergleich aller 15 Kommunen ein – Lüneburg liegt auch dort unterhalb des Durchschnitts von 1,7 %.

6. Kostentransparenz – Lüneburg wird vom Landesrechnungshof ausdrücklich als Positivbeispiel für die Einrichtung von IT-Unterkonten hervorgehoben.

(Kostentransparenz): Beschreibt das zugrunde liegende Problem (dezentrale IT-Ausgaben, fehlende Übersicht) und erläutert, warum die Unterkontenlösung Lüneburgs konkret hilfreich ist und welchen Mehrwert sie für das Controlling schafft.

7. IT-Infrastruktur – Frühzeitige Investitionen ab 2020 in Server und mobile Arbeitsplätze.

(IT-Infrastruktur): Setzt die Investitionen in den Kontext der damaligen Anforderungen (Pandemie, OZG) und hebt hervor, dass Lüneburg – anders als Celle – keine vollständige IT-Auslagerung vorgenommen hat und damit die Steuerungshoheit über die eigene Infrastruktur behält.

 

Eine Qualitätserhebung (welche Verwaltungsleistungen werden in welchem Umfange bereits unterstützt, wie viele OZG-Leistungen sind umgesetzt usw.) hat im Rahmen dieser Prüfung nicht stattgefunden.