21.08.2025 - 10 Digitalisierungsstand Stadtverwaltung 2. Halbja...

Beschluss:

 

Die Informationen der Verwaltung werden zur Kenntnis genommen.

Beratungsinhalt:

 

Fachbereichsleiter Mildner erläutert anhand einer Präsentation den Digitalisierungsstand der Stadtverwaltung. Hierbei liege der Fokus auf internen Verwaltungsvereinfachungen, die parallel zu den über das Onlinezugangsgesetz (OZG) ohnehin in Umsetzung befindlichen Digitalisierungsbemühungen kontinuierlich vorangetrieben würden. Diese Digitalisierungsprojekte würden vom zuständigen Sachgebiet 103- „Digitalisierung der Verwaltung“ - betreut. Aktuell befänden sich insgesamt 35 Digitalisierungsprojekte, hiervon 16 im Bereich des Dokumentenmanagements (DMS) und 14 im Bereich von Softwareeinführungen, in Bearbeitung.

 

Besonders erwähnenswert, weil komplex und mit großem Aufwand verbunden, sei der geplante Umstieg auf das Dokumentenmanagementsystem d3- one. Genauso wie bei der Umsetzung digitaler Workflows und der e-Poststelle sei hier das gesamte Haus betroffen. Diverse andere DMS-Projekte seien fachspezifisch und im Wesentlichen auf einzelne Bereiche konzentriert.

Erwähnenswert bei der Einführung neuer Software sei aufgrund des großen Implementierungsaufwandes neben der Einführung einer neuen Verwaltungsdatenbank und des „Verwaltungsprogrammes Grundschule / Kita“ perspektivisch auch die Einführung einer neuen Kommunikationssoftware wie z.B. Microsoft Teams.

Exemplarisch geht Herr Mildner im Folgenden näher auf einige KI gestützte Digitalisierungsprojekte ein. Bei unterschiedlichem Umsetzungsstand werde mit Deepl (KI gestütztes übersetzungs-tool), VoiceBot (KI- basierte Telefonlösung), SCRIBA (KI -Protokollierung) und IteBot (KI-gestützter Chat Bot) experimentiert.

Ein Modul im zukünftigen DMS sei der digitale Verfügungsworkflow, der die bisher noch verbreiteten internen Postwege mittels Gittermappen ersetzen werde. Hier fände derzeit eine Testphase statt.

Zukünftig würden durch die Digitalisierung von Antragsverfahren erhebliche Einsparungen möglich werden. Bei Bauantragsverfahren im Bereich 63 werde derzeit über die Einführung des Programmes SEVA eine komplett digitale Vorgangsbearbeitung umgesetzt.

Auf die Frage von Ratsherrn Pinnekamp, ob es Prognosen zum Personaleinsparungspotential durch KI- Einsatz gebe, antwortet Herr Mildner, dass mögliche Personaleinsparungen durch ihn zwar eingeplant werden würden, dass es derzeit in der HLG aber mehr Aufgaben gebe, als auch mit der derzeitigen Personalbesetzungsquote erledigt werden könnten. Insofern gebe es derzeit diesbezüglich keine Zielvorgaben, zumal diese in der Praxis schlecht zu beziffern seien.

Ausschussvorsitzender Schwake lobt, wie sich die HLG den Digitalisierungsherausforderungen stellt und verbindet dieses mit einem Dank an die Verwaltung sowie dem Appell, eventuell bestehende Risiken mutig einzugehen. Weiterhin appelliert er an die Verwaltung, bei cloudbasierten Diensten nicht mit Microsoft oder Google zu arbeiten. Es gebe mit SAP, IONOS und Anderen gute Alternativen.